Renata Nowakowska

Renata Nowakowska do zespołu Skanska dołączyła w maju 2011 roku. Do końca 2015 roku, jako HR Business Partner, była odpowiedzialna za rozwój pracowników w Polsce i Czechach. Realizowała również globalne programy Skanska w zakresie zarządzania zmianą oraz rozwoju managerów.

Dzięki swojemu zamiłowaniu do rozwijania w ludziach kreatywności oraz zarządzania innowacją od lutego 2016 została powołana na nowo utworzone stanowisko menadżera ds. innowacji w Skanska Property Poland. Renata jest odpowiedzialna za budowanie kultury innowacyjności oraz wprowadzanie nowoczesnych rozwiązań w dynamicznie rozwijającej się biurowej spółce grupy Skanska w Polsce.

Renata spełnia się również w roli trenera prowadząc wachlarz szkoleń i warsztatów związanych z innowacyjnym myśleniem. Dzieląc się pasją z innymi prowadzi bloga think!inn

W jaki sposób wykorzystujecie założenia myślenia projektowego (design thinking) w SKANSKA?

Wprowadziliśmy narzędzie, tzw. Project Compass, które pomaga nam szukać wyróżników dla każdego projektu. Działa to tak: po zakupie działki pod budowę biurowca spotykamy na warsztatach ko-kreacji różne grupy zaangażowane w dany projekt. Skupiamy się wówczas na użytkownikach przestrzeni oraz ich wyzwaniach. Na takich spotkaniach łączymy ze sobą punkty widzenia różnych osób – ludzi od rozwoju biznesu, inżynierów, architektów itp. Staramy się, aby te warsztaty nas nakręcały więc promujemy współtworzenie wizji budynku i miejsca, nad którą wspólnie pracujemy. To jest oczywiście faza wstępna, w której tworzymy otwartą listę koncepcji, które później analizujemy i wybieramy z nich te, które są najciekawsze i mają największe uzasadnienie biznesowe. Takie spotkania odbywają się na początku procesu, to bardzo ważny etap w naszej pracy.

W jaki sposób dokonujecie wyboru najciekawszych pomysłów?

Najważniejsza jest grupa docelowa, dla której tworzymy. I to przez jej pryzmat przede wszystkim oceniamy pomysły wypracowywane na warsztatach. Np. w przypadku budynku, w którym jesteśmy – Dominikański we Wrocławiu skupiliśmy się przede wszystkim na ludziach w wieku 25-35 gdyż to ta grupa w większości pracuje w tych przestrzeniach. Wiedzieliśmy np. z badań z użytkownikami, że ważne będzie tutaj infrastruktura rowerowa. Zatem pomysły ocenialiśmy m.in. pod kątem tego, na ile będą one wspierać rowerzystów. Ponadto analizowaliśmy je patrząc na ile dane rozwiązanie pozwoli zaanimować przestrzeń w budynku i jego okolicy. To dlatego, że chcemy aby miejsca, które tworzymy żyły i pomagały użytkownikom i mieszkańcom fajnie spędzać czas. Wiesz, żeby to było takie miejsce, które chcesz zobaczyć gdy przyjeżdżasz do miasta.
Oczywiście to tylko przykładowe z wielu kryteriów, które stosujemy oceniając pomysły.

Czyli spojrzenie na to, co robicie oczami użytkownika ma znacznie?

Zdecydowanie tak. Mamy już taką tradycję, że jeszcze przed warsztatami ko-kreacji idziemy całym zespołem na działkę, na której będziemy budować. Rozglądamy się dookoła, rozmawiamy z ludźmi, dyskutujemy o tym, co ma wpływ na to miejsce. Robimy to nie w naszym biurze, ale w przestrzeni, którą będziemy zagospodarowywać. To pozwala nam zmienić perspektywę i spojrzeć na projekt. oczami ludzi, którzy będą później z tych przestrzeni korzystać.

Co robicie z tą wiedzą?

W procesie design thinking kolejnym krokiem po zebraniu informacji jest ich analiza i defnicja wyzwań. I tym właśnie zajmujemy po tej części odkrywania i badania.
Wszystkie informacje analizujemy podczas wspomnianych warsztatów. Tworzymy na nich m.in. persony, czyli profile użytkowników. Chcemy tym sposobem lepiej poznać ludzi, dla których projektujemy, aby móc cały czas patrzeć na to, co robimy przez pryzmat ich potrzeb i oczekiwań.

Taki sposób pracy pozwala zespołowi wejść w ich buty i lepiej zrozumieć, w jaki sposób powinniśmy działać.
W takim procesie powstała ostatnio wizja budynku, który sam w sobie jest grą. Wokół tego konceptu powstała masa fajnych pomysłów. Jeszcze nie zdecydowaliśmy jak chcemy to konkretnie zrobić itp., ale taka współpraca na początku daje świetną bazę do dalszej pracy.

Badania z użytkownikami, persony, ko-kreacja, praca w terenie – taka forma pracy w duchu design thinking nie jest oczywista. W jaki sposób zachęcasz zespół do takiego podejścia?

Od wielu lat budujemy w SKANSKA kulturę innowacyjności. Mamy już sprawdzony sposób wdrażania założeń design thinking. Przede wszystkim nie robimy tego na siłę i mocą odgórnych decyzji.

Jak zatem?

W pierwszej kolejności znajdujemy w organizacji innowatorów. Osoby, które naturalnie mają chęć i potrzebę tworzenia nowych i nieszablonowych rzeczy, bycia tzw. liderami zmian. Stanowią oni mniej więcej 2,5% społeczeństwa. Zaczęliśmy od wyławiania tych osób.

I jak tylko zrobimy pierwsze kroki i coś zacznie się dziać, to szybką dołączają do nas tzw. wcześni nabywcy, czyli osoby, które jak zobaczą, że jest nowe narzędzie, to chcą z niego skorzystać i wziąć w tym udział. Aby ich pozyskać wystarczy informacja w organizacji, że szukamy osób do nowego projektu. Ta grupa stanowi jakieś 13,5% społeczeństwa. Z tych ludzi budujemy zespoły, do których następnie stopniowo dołączają kolejne osoby – zgodnie z cyklem przyjmowania innowacji.

źródło

Co jeszcze robisz, aby promować tego typu podejścia w organizacji?

Na każdym rynku, z którym pracuje (Polska, Czechy, Węgry, Rumunia) wybraliśmy jednego Innovation Championa.

To pozwala docierać z „przekazem” szerzej. Poza tym z tymi osobami w trybie ciągłym poszukujemy sposobów na to jak rozwijać w organizacji innowacyjność. Jest to ważne, bo żeby ludzie chcieli pracować z design thinking, czy innymi metodami to muszą rozumieć o co w tym chodzi i dlaczego warto spróbować.

Tworzymy i testujemy narzędzia i nieustannie staramy się wpasować taką formę pracy w sposób działania międzynarodowej korporacji.

A co z klientami?

U nas jest trochę rozdwojenie jaźni, użytkownik budynku to też klient, ale decydent jest gdzie indziej. Ich głos jest dla nas ogromnie ważny. W tym roku zorganizowaliśmy warsztaty „myśl jak innowator, czyli biura przyszłości”. Skanska plus przedstawiciele 11 klientów. W sumie ponad 25 osób z różnym spojrzeniem na przyszłość branży. Jeszcze ze trzy lata temu ciężko byłoby zebrać wszystkich w jednym miejscu. Dziś otwartość jest już większa. Sam warsztat wyszedł super. Porozmawialiśmy, popatrzyliśmy na biurowce z innej strony – usłyszeliśmy niestandardowo wypowiedziane potrzeby i pomysły! Na pewno będziemy to powtarzać z kolejnymi klientami.

A co z liczną z pewnością grupą sceptyków, którzy niechętnie patrzą na nowe formuły pracy?

Może na początku brzmi to słabo, ale staram się nie skupiać za nadto na tych, którzy w kółko powtarzają „nie mam na to czasu”, „to bez sensu” itp. Wiem, że jak popracuje z tymi, którzy chcą i pokaże w organizacji sukcesy, to sceptycy zaczną podążać. Tak jak pokazuje ten wykres 50% społeczeństwa idzie za resztą, po prostu potrzebuje najpierw zobaczyć, że coś się sprawdza, ma sens – poczuć mierzalnie uzyskany wynik. Oczywiście, te sukcesy i wyniki trzeba odpowiednio komunikować i promować w organizacji, tak aby trafić do „późnej większości”

Zdecydowanie! Jakie jeszcze działania wspierają budowanie kultury innowacji w SKANSKA?

Jakiś czas temu kiedy jeszcze pracowałam jako HR Partner doszłyśmy z naszą prezes do wniosku, że ludzie potrzebują przestrzeni do dzielenia się pomysłami, oderwania się od rzeczywistości i wychodzenia poza schematy.

Stworzyłyśmy w firmie projekt Magiel Kreatywny. W jego ramach, prowadzę moderowane systematycznie 2-godzinne warsztaty, w ramach których pracownicy uczą się różnych metod kreatywnej pracy, jednocześnie wymyślając odjechane koncepcje. Świetna sprawa, dzięki której powstało wiele fajnych rozwiązań, z których korzystamy.

Co jest największą trudnością w pracy w oparciu o design thinking?

Dla mnie największą trudnością jest czas. W naszym biznesie, to nad czym pracujemy dziś stanie się rzeczywistością dopiero za 3-4 lata, a ludzie często skupiają się na tym, co jest teraz. Ciężko jest określić precyzyjnie jakie będą (lub jak zmienią się) potrzeby i oczekiwania użytkowników, które dziś definiujemy. Niemniej jednak zaangażowanie w proces wielu różnych osób (włącznie z użytkownikami) pozwala nam projektować elastycznie.

Trudnością bywa także przekonanie, że wiemy już wszystko na temat budynków (bo mamy przecież doświadczenie, zrealizowane projekty). Ciężko jest pozbyć się tego przekonania, ale jest to konieczne jeśli chcemy patrzeć szeroko i rozwijać biznes. To wcale nie jest tak łatwo przewidywać w którą stronę pójdą użytkownicy i konkurencja.

I rynek w ogóle…

Tak, to prawda. Widzimy jaki zmieniają się oczekiwania i potrzeby użytkowników w różnych branżach. Popatrz jak się wysypały np. burgerownie i jak przez to zmieniło się myślenie o jedzeniu fast food. Ja myślę o budynkach jak o restauracjach. Byłam ostatnio na World Communication Forum gdzie bardzo podobała mi się prezentacja człowieka z AmRest, który mówił o tym jak zmienił się rynek restauracyjny, że ludzie zamawiają coraz częściej jedzenie do domu. Czym więc przyciągniesz ich do restauracji?

Doświadczeniem.

To tyczy się także np. naszych biurowców.

W jaki sposób?

Ludzie coraz częściej mogą pracować z domu, niektórzy maja dwa dni w tygodniu, inni dwa dni w miesiącu poza firmą. Już dziś wiemy, że przyjdzie takie moment, w którym będziesz miał wybór, czy chcesz pracować z domu, z kawiarni, z restauracji, czy z biura.

Biuro będzie więc konkurować nie tylko z innymi biurami ale przede wszystkim z innymi miejscami i myśle, że ten trend będzie dla nas teraz naprawdę ważny. Bo to właśnie doświadczenie będzie tym elementem, które skłoni Cię do przyjścia do skorzystania z danego miejsca.

Nie wszyscy klienci jeszcze to dostrzegają i częstą oczekują bardzo standardowych rozwiązań typu open space, cztery biurka etc. Dlatego tym bardziej ważne jest abyśmy angażowali ich w nasze procesy i wspólnie pracowali nad tym jak na ten trendy odpowiedzieć. W tym pomaga nam design thinking.

Oczywiście, to że dostrzegamy jakieś trendy nie powoduje, że się skupiamy tylko na nich. W końcu jak powiedział Dennis Gabor „przyszłości się nie przewiduje, ale ją tworzy”.

Przekonują się?

Tak. Dużo nad tym pracujemy. Ważne jest dla nas, żeby klient się przekonał i sam sprawdził, że to co proponujemy i chcemy zrobić ma sens. Widzimy, że dobrze sprawdza się tutaj budowanie prototypów, których rolę pełnią najczęściej nasze własne biura. To w nich testujemy różne rozwiązania. I do nich zapraszamy naszych klientów, aby mogli zobaczyć co mamy na myśli i co chcemy stworzyć. Zamiast im o tym opowiadać i prezentować kolejne slajdy pokazujemy im przykładowe rozwiązania w rzeczywistości. I to działa.

Co prototypujecie obecnie?

Biuro bez kabli i system zarządzania miejscami parkingowymi pod budynkami. Patrzenie przez pryzmat użytkowników pozwoliło nam dostrzec realny problem jakim jest słabe wykorzystanie firmowych miejsc parkingowych. Miejsca są zarezerwowane, ale stoją puste bo ktoś jest na urlopie, pracuje dziś z domu itp.

Chcemy zaproponować rozwiązanie, które pozwoli zarządzać tymi przestrzeniami w czasie rzeczywistym. To przykład na to, że w SKANSKA patrzymy na nasze projekty bardzo szeroko.

Dużo się obecnie mówi o design thinking i projektowaniu zorientowanym na użytkownika. Chwilowa moda?

Trochę moda, ale z sensem.. Design thinking w przejrzysty sposób zbiera metody i narzędzia, które same w sobie nie są jakieś odkrywcze. To, co z pewnością daje, to zmiana myślenia. Sam proces natomiast powinien być czymś oczywistym dla firmy. Moim zdaniem warto jest w ten sposób myśleć i nie ważne, czy będziesz to nazywał design thinking, czy projektowanie, czy myślenie projektowe czy zwracanie uwagi na użytkownika. Nazywaj to jak chcesz, ale robienie pewnych rzeczy bez prototypowania, bez patrzenia jak użytkownik się zachowuje wobec nowych rozwiązań po prostu nie ma sensu. No i wciąż trzeba zmieniać, poszerzać perspektywę.

No właśnie, macie w tym juz doświadczenie…

Tak. Jakiś czas temu zrobiliśmy wzorcowy i pełny projekt w oparciu o design thinking wspólnie z klubem naukowym z Uniwersytetu Ekonomicznego. Dzięki zmianie perspektywy zaczęliśmy patrzeć na dodatkową grupę użytkowników, której wczesnej nie zauważaliśmy, czyli osoby które w naszych budynkach pełnią funkcje administracyjną (recepcja, ochrona, sprzątanie).

Jak Twoim zdaniem będą wyglądały budynki i biura przyszłości?

Biuro będzie miejscem spotkań. Nie będzie typową „fabryką pracy komputerowej” (gdzie siedzą i naparzają na komputerach) tylko będzie takim miejscem gdzie ludzie przychodzą wymieniać wiedzę i inspirować się od innych.

Zwiększy się odsetek powierzchni przeznaczonych na sale konferencyjne i miejsca spotkań kreatywnych, a te powierzchnie stricte open space-owe czy gabinetowe będą się zmniejszać.

Myślę też, że całość budynku będzie bardziej wspierała interakcję między różnymi najemcami. Czyli nie będzie tak, że jeden najemca ma to piętro drugi ma to i koniec. Pojawią się części wspólne gdzie można będzie kolaborować z potencjalnymi partnerami biznesowymi i wymieniać wiedzę między firmami.

Biura i budynki przyszłości będą także dużo bardziej zaawansowane technologicznie.

I jeszcze jedno pytanie. Jak, w kontekście DT, połączyć oczekiwania użytkowników i wymagania biznesowe organizacji. To nie zawsze idzie w parze.

Myślę, że trzeba znaleźć w tym złoty środek. Przegięcie w żadną stronę nie ma sensu.

Piotr Wojciechowski

Piotr Wojciechowski

Założyciel CEO FUZERS. Popularyzator idei Service Design Thinking w Polsce. Pierwszy polski trener Service Design Thinking akredytowany przez międzynarodową organizację Service Design Network.