Event Design – projektowanie doświadczenia uczestnika konferencji w Skanska
Kontekst projektu
„BU Days”, to jedno z cyklicznych, wewnętrznych wydarzeń organizowanych przez Skanska.
Jest to konferencja, w której każdorazowo bierze udział ok 300 przedstawicieli różnych obszarów biznesowych firmy.
Celem tych spotkań jest podsumowanie działalności biznesowej w danym okresie, przedstawienie i omówienie planów oraz strategii działania oraz integracja pracowników.
Dotychczas takie spotkania odbyły się m.in. w Malmo (Szwecja) oraz Bukareszcie (Rumunia).

Event Design – wyzwanie dla zespołu komunikacji i marketingu
Planując kolejną edycję konferencji zespół ds. komunikacji i marketingu Skanska, wyszedł z inicjatywą przeanalizowania dotychczasowych doświadczeń uczestników tych spotkań.
Na podstawie tych informacji zespół oczekiwał przygotowania rekomendacji dot. zmian w koncepcji, założeniach i przebiegu kolejnej edycji.
Te rekomendacje miałby być następnie wdrożone przez agencję eventową odpowiedzialną za organizację spotkania.
Cele jakie postawił sobie zespół:
- zdiagnozowania obszarów, które działają dobrze i warto je wzmacniać oraz tych, które wymagają poprawy po stronie organizacyjnej i merytorycznej,
- poznanie perspektywy uczestników wydarzenia, spojrzenie na wydarzenie ich oczami oraz poprawę ich doświadczeń,
- wyróżnienie i uatrakcyjnienie cyklicznego spotkania firmowego.
Zapisz się do newslettera FUZERS i raz na dwa tygodnie otrzymuj informacje o artykułach, narzędziach i inspiracjach do projektowania jeszcze lepszych usług i doświadczeń.
Doświadczenie z TEDx
Wykorzystując nasze doświadczenia z organizacji konferencji TEDxLublin i zaangażowania w globalną społeczność TED i TEDx, przygotowaliśmy na początek zestaw inspiracji z jednego z najlepszych formatów konferencyjnych na świecie.
Było to punkt startowy do naszej pracy i moment zebrania pierwszych inspiracji na to, co moglibyśmy zrobić, aby poprawić doświadczenie uczestników naszego wydarzenia.

Event Design – warsztat projektowania doświadczeń
Kulminacyjnym punktem procesu był warsztat projektowy, w trakcie którego, przedstawiciele różnych obszarów biznesowych (czyli też uczestnicy poprzednich edycji) pracowali m.in. nad
- analizą wcześniejszych doświadczenia (z dwóch poprzednich edycji)
- opracowaniem ścieżki uczestnika opisującej jego doświadczenie przed, w trakcie i po konferencji
- opracowaniem propozycji zmian, na każdym z etapów organizacji
Produktem warsztatu była m.in. ścieżka uczestnika konferencji z opisem poszczególnych etapów oraz problemów jakie mogą się na nich pojawić z jego perspektywy.
Ta ścieżka była bazą do opracowania propozycji rozwiązań oraz wypracowania zestawu rekomendacji dla organizatora (Działu Komunikacji) oraz agencji eventowej.