Event Design – projektowanie doświadczenia uczestnika konferencji w Skanska
Kontekst projektu
„BU Days”, to jedno z cyklicznych, wewnętrznych wydarzeń organizowanych przez Skanska.
Jest to konferencja, w której każdorazowo bierze udział ok 300 przedstawicieli różnych obszarów biznesowych firmy.
Celem tych spotkań jest podsumowanie działalności biznesowej w danym okresie, przedstawienie i omówienie planów oraz strategii działania oraz integracja pracowników.
Dotychczas takie spotkania odbyły się m.in. w Malmo (Szwecja) oraz Bukareszcie (Rumunia).
Event Design – wyzwanie dla zespołu komunikacji i marketingu
Planując kolejną edycję konferencji zespół ds. komunikacji i marketingu Skanska, wyszedł z inicjatywą przeanalizowania dotychczasowych doświadczeń uczestników tych spotkań.
Na podstawie tych informacji zespół oczekiwał przygotowania rekomendacji dot. zmian w koncepcji, założeniach i przebiegu kolejnej edycji.
Te rekomendacje miałby być następnie wdrożone przez agencję eventową odpowiedzialną za organizację spotkania.
Cele jakie postawił sobie zespół:
- zdiagnozowania obszarów, które działają dobrze i warto je wzmacniać oraz tych, które wymagają poprawy po stronie organizacyjnej i merytorycznej,
- poznanie perspektywy uczestników wydarzenia, spojrzenie na wydarzenie ich oczami oraz poprawę ich doświadczeń,
- wyróżnienie i uatrakcyjnienie cyklicznego spotkania firmowego.
Zapisz się do newslettera FUZERS i raz na dwa tygodnie otrzymuj informacje o artykułach, narzędziach i inspiracjach do projektowania jeszcze lepszych usług i doświadczeń.
Doświadczenie z TEDx
Wykorzystując nasze doświadczenia z organizacji konferencji TEDxLublin i zaangażowania w globalną społeczność TED i TEDx, przygotowaliśmy na początek zestaw inspiracji z jednego z najlepszych formatów konferencyjnych na świecie.
Było to punkt startowy do naszej pracy i moment zebrania pierwszych inspiracji na to, co moglibyśmy zrobić, aby poprawić doświadczenie uczestników naszego wydarzenia.
Event Design – warsztat projektowania doświadczeń
Kulminacyjnym punktem procesu był warsztat projektowy, w trakcie którego, przedstawiciele różnych obszarów biznesowych (czyli też uczestnicy poprzednich edycji) pracowali m.in. nad
- analizą wcześniejszych doświadczenia (z dwóch poprzednich edycji)
- opracowaniem ścieżki uczestnika opisującej jego doświadczenie przed, w trakcie i po konferencji
- opracowaniem propozycji zmian, na każdym z etapów organizacji
Produktem warsztatu była m.in. ścieżka uczestnika konferencji z opisem poszczególnych etapów oraz problemów jakie mogą się na nich pojawić z jego perspektywy.
Ta ścieżka była bazą do opracowania propozycji rozwiązań oraz wypracowania zestawu rekomendacji dla organizatora (Działu Komunikacji) oraz agencji eventowej.
Organizujesz konferencję?
Sprawdź jak podejście Event Design może pomóc Ci zaoferować uczestnikom lepsze doświadczenia.