Warszawska IKEA dla Firm (ul. Marszałkowska 89), to pierwszy w globalnej sieci IKEA – zlokalizowany poza sklepem -punkt dedykowany przedsiębiorcom. Jest to miejsce, w którym mogą oni poznać biurową ofertę marki. Mogą obejrzeć wybrane aranżacje oraz otrzymać wsparcie w kwestii wyposażenia i aranżacji własnej przestrzeni biurowej.

Jest to także miejsce pracy (możliwość rezerwacji przestrzeni do pracy) oraz spotkań (dostępna jest sala konferencyjna). Celem IKEA dla Firm jest wspieranie przedsiębiorców w aranżacji przestrzeni biurowych oraz popularyzacja oferty dla firm.

Jaki mieliśmy cel?

Zespół marketingu IKEA, z uwagi na naszą wcześniejszą współpracę m.in. przy projekcie otwarcia centrum IKEA w Lublinie (link wewnętrzny do realizacji), zwrócił się do nas z propozycją zaprojektowania doświadczenia dnia otwarcia punktu IKEA dla Firm.

Naszym wspólnym celem było opracowanie koncepcji ciekawego wydarzenia otwarcia odróżniającego się od standardowych praktyk organizacji. Zespół IKEA dla Firm poszukiwał w tym kontekście propozycji przebiegu spotkania, uzupełnionej o szczegółowe wytyczne dla osób odpowiedzialnych za jego organizację.

Naszym zadaniem było zdiagnozowanie oraz zaadresowanie potrzeb 3 grup docelowych tego wydarzenia (media, pracownicy oraz przedsiębiorcy) oraz zaprojektowanie ścieżek uczestnika. Ścieżki to wizualne mapy opisujące szczegółowo jakie kroki będą podejmować uczestnicy – z każdej grupy – zaproszeni na to spotkanie. Byliśmy także odpowiedzialni za wypracowanie rozwiązań oraz rekomendacji działań, które poprawią doświadczenie zaproszonych na to wydarzenie gości.

Projektowanie ścieżek uczestnika w praktyce

Media, przedsiębiorcy oraz pracownicy to grupy, które w kontekście tego typu wydarzenia mają różne potrzeby i oczekiwania. Wiedzieliśmy także, że każda z tych grup także pracuje w zupełnie inny sposób i jeśli chcemy aby poświęcili czas na spotkanie z nami, to musimy dowiedzieć się więcej o nich, tym jak wygląda ich dzień oraz co możemy zrobić aby przekonać ich do poświęcenia swojego czasu na udział w naszym wydarzeniu.

Aby zdobyć te informacje, przeprowadziliśmy cykl wywiadów z przedstawicielami każdej z grup, uzupełniony o spotkania z zespołem IKEA dla Firm. Dzięki temu mieliśmy szansę lepiej poznać uczestników wydarzenia otwarcia oraz spojrzeć na udział w tym spotkaniu z ich perspektywy, a także poznać i zrozumieć cele biznesowe jakie stawia sobie IKEA otwierając to miejsce.

Zebrane w trakcie wywiadów informacje zostały przez nas uporządkowane oraz wykorzystane jako podstawa do pracy w trakcie warsztatu, w którym udział wzięli przedstawiciele poszczególnych grup docelowych, zespół IKEA dla Firm oraz zespół Agencji Warszawa + odpowiedzialnej za komunikację tego projektu.

Wnętrze IKEA dla Firm

Co wypracowaliśmy podczas warsztatu z projektowania ścieżek?

W trakcie tego spotkania pracowaliśmy w oparciu o zaprojektowane przez nas plansze wspierające opracowanie szczegółowej ścieżki uczestnika (tj. swojego rodzaju mapy opisującej krok po kroku drogę uczestnika takiego wydarzenia). Efektem całodziennego spotkania były 3 pierwsze wersje (prototypy) przebiegu spotkania, uwzględniające potrzeby i specyfikę pracy poszczególnych grup docelowych.

Na tym etapie wciąż mieliśmy jednak zbyt dużo pomysłów na konkretne rozwiązania. Aby zredukować ich liczbę i wybrać te działania, które  pomogą nam osiągnąć cel, przeprowadziliśmy 5 godzinne spotkanie podsumowujące. Udział w nim wzięli już tylko przedstawiciele IKEA dla Firm oraz AW+. W trakcie spotkania przeanalizowaliśmy każdą z 3 ścieżek uczestnika. Wspólnie wybraliśmy ostateczne rozwiązania, które najlepiej odpowiadały napotrzeby gości dnia otwarcia IdF.

Co był efektem pracy nad zaprojektowaniem ścieżek?

Efektem procesu były 3 szczegółowo opisane ścieżki uczestnika. Dały one zespołowi IKEA dla Firm i AW+ bardzo konkretne i precyzyjne wytyczne dotyczące działań jakie należy podjąć na poziomie organizacji i komunikacj dnia otwarcia aby zapewnić uczestnikom jak najlepsze doświadczenia.

Planujesz wydarzenie firmowe? Napisz do nas. Wspólnie zaprojektujemy doświadczenie jego uczestników.

Zobacz naszą inną realizacje dla IKEA – o tutaj.