IKEA jest znana wszystkim. Nie jest to zwykły sklep z meblami. W przypadku tej marki możemy mówić wręcz o fenomenie społecznym. Rocznie obsługuje 655 milionów klientów na całym świecie, którzy mogą wybierać spośród 9,5 tysiąca produktów, rozmieszczonych na półkach 389 sklepów.

Nic więc dziwnego, że otwarcie każdego kolejnego centrum IKEA jest lokalnym wydarzeniem, a nad jego sukcesem pracuje sztab specjalistów od komunikacji, reklamy, PR-u, marketingu i wielu, wielu innych. Przy tak dużym przedsięwzięciu, z IKEA współpracują zewnętrzni partnerzy odpowiadający za poszczególne elementy kampanii promującej otwarcie nowego punktu.

W takim układzie, poszczególne etapy projektu są realizowane przez niezależne od siebie zespoły, które często w ogóle się ze sobą nie spotykają. Dlatego postawiliśmy na ko-kreację!

IKEA – czas na zmiany

Gustaw Jakubowski z zespołu marketingu IKEA zwrócił się do nas z prośbą o zmianę dotychczasowej formy współpracy, która była rozproszona na kilkanaście zespołów. Nadrzędnym celem było przełamanie korporacyjnego podejścia do rozwoju nowych projektów w organizacji.

Zostaliśmy więc poproszeni o pomoc w zmianie dotychczasowego sposobu pracy poprzez zaprojektowanie i wdrożenie nowego procesu, bazującego na jednej z metod Service Design Thinking, czyli ko-kreacji.

Projekt, nad którym pracowaliśmy wykorzystując elementy podejścia Servide Design Thinking, dotyczył planu komunikacji otwarcia centrum IKEA w naszym rodzinnym Lublinie.

Ko-kreacja, istotny element Service Design Thinking

Dlaczego propozycja ko-kreacyjnych warsztatów była dla tego projektu tak atrakcyjna? Odpowiedź na to pytanie kryje się w definicji ko-kreacji jako takiej. Ko-kreacja to nic innego jak metoda tworzenia silnych zespołów, które wspólnie tworzą wartości. Taką wartością może być produkt, usługa, zmiana podejścia, rozwiązanie jakiegoś problemu.

W tradycyjnym podejściu nasze usługi/produkty/podejścia są przede wszystkim tworzone przez kogoś DLA kogoś. Ko-kreacja to zmiana rozłożenia akcentów na tworzenie wartości Z kimś, czyli tworzymy nasz produkt/usługę/podejście z naszym użytkownikiem. Ale nadal DLA niego.

Różnica wydaje się być minimalna, jednak ma ona ogromny wpływ na sposób realizacji projektu. Największym wyzwaniem w zrealizowaniu ko-kreacji w korporacyjnej rzeczywistości jest zaangażowanie całego zespołu oraz klienta w proces decyzyjny i projektowy. W IKEA się to udało.

Mała-wielka zmiana ma znaczenie

Dlaczego takie podejście było innowacyjne? Ponieważ po raz pierwszy udało się zebrać w jednym miejscu wszystkie agencje i osoby zaangażowane w pracę nad planem komunikacji (zarówno po stronie IKEA, jak i z 4 zewnętrznych agencji: AW+, K2, Kalicińscy, Cumulus PR). Uczestnicy warsztatu “wyszli” całkowicie ze swojego dotychczasowego sposobu działania i doprecyzowali pomysł na otwarcie IKEA Lublin, którego motywem przewodnim była sąsiedzkość.

Integracja przed ko-kreacją: Grupa uczestników warsztatów FUZERS stoi i przy blatach i sporządza posiłek

Zaczęliśmy od gotowania!

Zaprojektowaliśmy cały proces, którego głównym elementem był warsztat ko-kreacyjny. Poprzedziliśmy go integracją i wspólnym gotowaniem w Kuchni Spotkań IKEA w Warszawie, dzięki czemu uczestnicy mogli poznać się wcześniej oraz mieć pierwszą okazję aby sprawdzić się w pracy zespołowej. Każdy ze zdefiniowanych przez nas wcześniej zespołów dostał od nas kopertę z pieniędzmi oraz polecenie: “Macie godzinę na przygotowanie przystawki, dania głównego i deseru. Czas start!”. Był to pierwszy sprawdzian ich zaangażowania w pracę w zespole. Grupa musiała podzielić się zadaniami, zaplanować menu, przeliczyć koszty, przygotować i zaserwować dania. Efektem tego typu integracji – dzień przed pracą koncepcyjną – było pozytywne nastawienie i przede wszystkim znajomość kolegów i koleżanek z grupy.

Skończyliśmy na warsztatach…

W następnym kroku koordynowaliśmy pracę podczas dwóch intensywnych dni warsztatowych. Najpierw uporządkowaliśmy wiedzę na temat motywu przewodniego projektu. Przedstawiciele IKEA oraz głównej agencji odpowiedzialnej za projekt, wprowadzili wszystkich w big idea, opowiedzieli o tym dlaczego sąsiedzkość jest w Lublinie ważna oraz dlaczego IKEA idealnie wpisuje się w krajobraz miasta jako nowy sąsiad.

Każdy z zespołów otrzymał inny odcinek czasu do zaprojektowania. Jedna grupa pracowała nad planem komunikacji przed otwarciem IKEA Lublin, druga nad samym eventem otwarcia, a trzecia grupa planowała komunikację już po otwarciu sklepu.

Każdy zespół miał wsparcie w postaci moderatora FUZERS oraz rysowniczek (trenerek myślenia wizualnego). Moderatorki czuwały nad przebiegiem prac, wspomagały narzędziowo kolejne etapy działań zespołów, rozwiązywały spory i pilnowały czasu. Rysowniczki przelewały pomysły na papier i tworzyły ilustracje, które w wizualny sposób przedstawiały poszczególne etapy planu komunikacji.

Piotr Wojciechowski prowadzi warsztat ko-kreacyjny dla IKEA. W tle widać efekty pracy rysowniczek.

 

Ko-kreacja – zaproś ludzi dla których projektujesz

Momentem kulminacyjnym warsztatów były odwiedziny gości zaproszonych na warsztaty, którzy przyjechali prosto z Lublina. Reprezentanci miasta, przetestowali 9 koncepcji opracowanych przez zespoły i podzielili się z nami informacjami zwrotnymi.

Był to niezwykle cenny moment. Mieszkańcy Lublina podawali bardzo konkretne propozycje, ale też nakreślili możliwe problemy w realizacji niektórych pomysłów. Jedną z propozycji było np. uwzględnienie miasteczka akademickiego w działaniach komunikacyjnych lub stworzenie przestrzeni wspólnej dla mieszkańców miasta.

Rezultat prac nad projektem

Otwarcie Centrum IKEA w Lublinie było sukcesem. Zdecydowana większość pomysłów stworzonych podczas warsztatów ko-kreacyjnych została zrealizowana. Dzięki temu powstała kawiarnia IKEA po sąsiedzku czy przestrzeń wspólna dla mieszkańców Lublina – Samodzielnia.

Na otwarciu IKEA Lublin pojawiło się ponad 20 tysięcy osób! Taki sukces można osiągnąć mając dobrze zaprojektowany plan komunikacji. W tym przypadku składową tego sukcesu było z pewnością zupełnie nowe podejście i odwaga zrobienia tego inaczej. Jesteśmy dumni, że jako FUZERS mogliśmy być tego częścią.

Zobacz, co na temat warsztatów ko-kreacyjnych powiedział manager projektu Gustaw Jakubowski:

„Współczesne, coraz bardziej ambitne, wyzwania biznesowe jak i dynamiczne otoczenie konkurencyjne wymuszają potrzebę innowacyjnego podejścia do sposobów naszej codziennej pracy. Stare rutyny nie przynoszą już oczekiwanych skutków. Dlatego też stając przed wyzwaniem komunikacyjnym dla nowo powstającego sklepu IKEA w Lublinie postanowiliśmy poeksperymentować z pracą warsztatową w duchu ko-kreacji. Mimo początkowych obaw co do wyniku takiego modelu pracy, ko-kreacja okazała się strzałem w dziesiątkę, a owoce tej pracy przerosły nasze oczekiwania!”

Gustaw Jakubowski, Regional Marketing Manager, IKEA

Sprawdź nasze inne realizacje dla IKEA – tutaj.

Daj znam znać jeśli chcesz zrealizować podobny proces w Twojej organizacji.