BU Days to jedno z cyklicznych, wewnętrznych wydarzeń organizowanych przez Skanska. Jest to konferencja, w której każdorazowo bierze udział ok 300 przedstawicieli różnych obszarów biznesowych firmy. Celem tych spotkań jest podsumowanie działalności biznesowej w danym okresie, przedstawienie i omówienie planów oraz strategii działania oraz integracja pracowników. Dotychczas takie spotkania odbyły się m.in. w Malmo (Szwecja) oraz Bukareszcie (Rumunia).

Planując kolejną edycję BU Days, zespół ds. komunikacji i marketingu Skanska, wyszedł z inicjatywą zaproszenia do współpracy partnera zewnętrznego. Jego zadaniem było przeanalizowanie dotychczasowych doświadczeń uczestników spotkań oraz przygotowanie rekomendacji zmian w koncepcji, założeniach i przebiegu kolejnej edycji.

Cele tych zmian były następujące:

Naszym zadaniem w tym projekcie było:

 

Doświadczenia z TEDx

Realizując ten projekt wykorzystaliśmy m.in. doświadczenia Piotrka (CEO FUZERS Service Design), który przez 5 lat był koordynatorem TEDxLublin oraz uczestnikiem wydarzeń TED.

Dzięki tej inicjatywie, Piotr nabył dużo praktycznych umiejętności w obszarze projektowania doświadczeń uczestników konferencji. Jego uwagi i spostrzeżenia zostały zebrane w mini raport, który posłużył zespołowi Skanska jako zestaw pierwszych rekomendacji do zmian w ich spotkaniu.

Warsztat projektowy

W trakcie warsztatu wykorzystaliśmy zestaw opracowanych przez nas plansz, które uporządkowały naszą pracę i nadały jej konkretne ramy. Wspólnie z przedstawicielami różnych obszarów biznesowych Skanska oraz zespołem organizacyjnym BU Days omawialiśmy szczegółowo wcześniejsze doświadczenia (z dwóch poprzednich edycji) oraz propozycje zmian, na każdym z etapów organizacji spotkania (przed jego rozpoczęciem, w trakcie, po jego zakończeniu).

Wszystkie informacje uzyskane od uczestników zostały od razu naniesione na przygotowane przez nas plansze. Dzięki temu powstała wizualna ścieżka uczestnika prezentująca jego kolejne kroki, działania oraz ewentualne problemy, jakie napotyka biorąc udział w tym spotkaniu. Całość została uzupełniona o propozycje konkretnych rozwiązań i zmian, których wdrożenie powinno poprawić doświadczenie uczestników kolejnej edycji konferencji.

Rekomendacje zaproponowane przez FUZERS Service Design

Propozycje zmian dotyczyły każdego z trzech etapów organizacji wydarzenia (przed, w trakcie, po) i odnosiły się do obszarów taki jak m.in. komunikacja z uczestnikami, aranżacja przestrzeni wydarzenia przed oraz w sali, organizacja rejestracji, przygotowanie prelegentów, zaangażowanie uczestników w trakcie wydarzenia, materiały które otrzymują po.

Planujesz wydarzenie firmowe? Napisz do nas. Wspólnie zaprojektujemy doświadczenia jego uczestników.

Sprawdź jak pracowaliśmy przy projektowaniu ścieżku uczestnika otwarcia puktu IKEA Dla Firm – tutaj.